1.Quem é responsável pelos seus dados
O Abacist é operado por Fontainhas Brothers, Lda. Pode contactar-nos em hello@abacist.io para qualquer questão sobre esta política.
Aplicam-se duas relações distintas, e a diferença é relevante para os seus direitos. Somos os responsáveis pelo tratamento dos dados da sua conta, incluindo o endereço com que inicia sessão, o seu nome e os dados de perfil. Quanto aos registos de produção que introduz no serviço, como dados de equipa e de fornecedores, atuamos como subcontratante por conta da produtora titular da conta; é essa empresa que decide o que é guardado e por quanto tempo.
Se pertence a uma equipa ou é fornecedor e pretende corrigir ou eliminar os seus dados, contacte primeiro a produção com quem trabalhou. Ajudá-la-emos a dar seguimento ao pedido e responderemos diretamente se ela não o puder fazer.
2.O que o serviço guarda
O Abacist guarda aquilo de que um sistema de contabilidade de produção precisa para funcionar. Não compramos dados pessoais nem recolhemos seja o que for para publicidade.
- Dados de conta: nome, endereço de email e fotografia de perfil, se a definir.
- Dados de perfil que opte por acrescentar: telefone, morada e número de identificação fiscal.
- Registos de equipa introduzidos por uma produção: nome, email, telefone, fotografia, morada, número de identificação fiscal e país e, quando a produção o registe, tipo e número de documento de identificação.
- Registos de fornecedores: nome da empresa ou do contacto, email, telefone, morada e número de identificação fiscal.
- Registos financeiros: orçamentos, notas de encomenda, transações, fundo de maneio e os dados bancários das contas da própria produção, incluindo números de conta e de encaminhamento.
- Documentos: faturas, recibos e extratos que carregue ou envie para o endereço de receção de um projeto. Contêm frequentemente dados pessoais colocados por quem os emitiu.
- Email enviado e recebido no endereço de receção de um projeto, incluindo anexos e dados do remetente.
- Registos de segurança e operação: entradas de auditoria, eventos de início de sessão e relatórios de erro.
- Neste website, apenas se aceitar o aviso de cookies: as páginas que visita, como chegou até elas, o tipo de dispositivo e de navegador, uma localização aproximada e uma gravação da forma como utilizou as páginas, com tudo o que escrever ocultado. Se o rejeitar, o mesmo sem a gravação, sob um identificador que muda todos os dias e sem nada guardado no seu dispositivo.
- Dados de utilização da aplicação autenticada, incluindo gravações de sessão que registam a forma como as páginas foram usadas.
3.Para que os utilizamos
Para prestar o serviço: autenticá-lo, mostrar-lhe as produções a que tem acesso e executar as funcionalidades de contabilidade que utiliza.
Para processar os documentos que submete. Faturas, recibos e extratos são lidos por um passo de extração automática para que os respetivos valores lhe possam ser propostos. Uma pessoa revê e confirma o resultado antes de este se tornar um registo contabilístico. A extração propõe; não lança.
Para validar números de identificação fiscal que nos peça para verificar, junto do registo público competente.
Para enviar email transacional: ligações de início de sessão, pedidos de aprovação, lembretes e notificações.
Para manter o serviço seguro e auditável, detetando abusos, limitando tentativas de início de sessão e mantendo um registo de quem alterou o quê.
Para compreender como a aplicação e este website são utilizados, de modo a melhorá-los. É esta a única finalidade da gravação de sessão, que neste website só acontece se aceitar o aviso de cookies.
Para marcar uma conversa que peça a partir deste website. Quando decide continuar, a Apollo guarda os dados que introduziu: nome, email, função, empresa, produção e o que gostaria de melhorar. Depois, apresenta o passo seguinte, normalmente o calendário de marcações. Utilizamos esses dados para dar seguimento ao pedido e preparar a conversa, mesmo que não escolha uma hora.
4.Fundamento jurídico
Quando atuamos como responsáveis pelo tratamento, baseamo-nos na execução do contrato para tudo o que seja necessário à prestação do serviço que subscreveu, e no interesse legítimo para segurança, prevenção de abusos, registo de auditoria e melhoria do produto. Quando uma finalidade exige consentimento, pedimo-lo, e pode retirá-lo a qualquer momento.
Quando atuamos como subcontratante dos registos de produção, o fundamento jurídico cabe à produtora responsável, e o nosso tratamento segue as instruções documentadas dessa entidade.
A marcação de uma conversa que nos pede baseia-se em diligências pré-contratuais tomadas a seu pedido.
A medição da utilização deste website baseia-se no seu consentimento, pedido no aviso de cookies. Se o rejeitar, continuamos a medir a visita, sem gravação e sem guardar nada no seu dispositivo, com base no nosso interesse legítimo em saber quantas pessoas o website alcança e como o utilizam.
5.Quem trata dados em nosso nome
Recorremos a um número reduzido de subcontratantes. Cada um é aqui identificado com aquilo que efetivamente faz, em vez de descrito em termos genéricos.
- Google Cloud e Firebase: alojamento da aplicação, autenticação, base de dados e armazenamento de ficheiros. É onde o serviço e os seus dados residem.
- Google Gemini e Google Document AI: extração automática de valores a partir de documentos que carregue ou envie por email. Os documentos são enviados para processamento quando este passo é executado.
- Resend: envio de email transacional e receção de mensagens dirigidas aos endereços de receção dos projetos.
- PostHog (região da UE): análise de produto, gravação de sessão e relatórios de erro da aplicação autenticada e, se aceitar o aviso de cookies, deste website. Quando o rejeita, continua a medir a sua visita a este website, sem gravação e sem guardar nada no seu dispositivo.
- Serviço VIES da Comissão Europeia: verificação de números de IVA quando é submetido um número de identificação fiscal para validação.
- Apollo: a receção de pedidos e o calendário de marcações neste website. Quando decide continuar, o respetivo componente recebe dados técnicos do pedido e os dados que introduziu. A Apollo guarda o pedido e apresenta o passo seguinte, normalmente as horas disponíveis.
- Google Workspace: o nosso próprio email e calendário, onde fica a conversa marcada e onde chega um pedido que nos envie por email.
6.Onde os dados são guardados
A aplicação, a base de dados e o armazenamento de ficheiros correm na região dos Países Baixos da Google Cloud, e o nosso fornecedor de análise está configurado para a respetiva região europeia. Os dados do serviço são guardados na União Europeia.
Alguns subcontratantes são organizações que podem aceder a dados a partir de fora do Espaço Económico Europeu para efeitos de suporte. Nesses casos, o acesso está coberto pelas garantias de transferência previstas nos nossos contratos, incluindo Cláusulas Contratuais-Tipo.
Os dados do pedido e da marcação são a exceção. A Apollo trata-os nos Estados Unidos, ao abrigo da sua certificação no Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA e, subsidiariamente, de Cláusulas Contratuais-Tipo.
Os documentos são a outra exceção. Quando o serviço extrai valores de um documento, a Google processa-o em infraestrutura que pode estar fora do Espaço Económico Europeu, porque os modelos de extração funcionam nos seus endpoints globais. Esse tratamento está coberto pelos termos de tratamento de dados que temos com a Google, incluindo Cláusulas Contratuais-Tipo. O documento, e o que dele se lê, ficam guardados na União Europeia.
7.Durante quanto tempo são conservados
Os registos de produção são conservados enquanto a conta da produção estiver ativa e, depois, de acordo com as instruções da produtora que os controla. Os registos contabilísticos estão sujeitos a prazos legais de conservação superiores à vida da conta.
O encerramento de uma conta arquiva-a, não a elimina. O acesso cessa e as adesões são desativadas, mas os registos subjacentes são conservados, porque na sua maioria são os registos contabilísticos acima. Os convites pendentes são eliminados nesse momento.
Os eventos de início de sessão e de segurança são conservados durante 90 dias. O registo de auditoria sobre os registos contabilísticos é conservado enquanto os próprios registos, porque a sua finalidade é mostrar quem alterou o quê.
Os dados do pedido e da marcação são conservados enquanto estivermos em contacto consigo, e removidos quando o pedir.
Os dados de análise deste website são conservados até sete anos, o prazo que o nosso fornecedor de análise aplica ao nosso plano. As gravações de sessão, deste website ou da aplicação, são eliminadas ao fim de 30 dias.
8.Os seus direitos
Ao abrigo do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, pode pedir acesso aos seus dados pessoais, a retificação do que esteja incorreto, o apagamento, a limitação do tratamento e a portabilidade, e pode opor-se a tratamentos fundados em interesse legítimo.
O apagamento tem limites e preferimos explicitá-los. Quando a lei nos obriga a conservar um registo, sobretudo um registo contabilístico, não podemos apagá-lo enquanto essa obrigação durar. Informá-lo-emos do que está conservado, do que podemos remover e do que temos de manter e porquê.
Escreva para hello@abacist.io e responderemos no prazo de um mês. Os pedidos são tratados por uma pessoa; não existe eliminação automática. Se os seus dados tiverem sido introduzidos por uma produtora, encaminharemos o pedido e apoiá-la-emos na resposta.
Tem também o direito de apresentar reclamação junto da autoridade de controlo de proteção de dados do país onde reside ou trabalha.
9.Como são protegidos
O controlo de acessos é aplicado na própria base de dados e não apenas na interface, pelo que um pedido sem legitimidade não consegue ler um registo, venha de onde vier. As operações sensíveis são verificadas uma segunda vez no servidor.
Os dados são cifrados em trânsito e em repouso pelo nosso fornecedor de alojamento. As tentativas de início de sessão têm limite de frequência e as alterações a registos contabilísticos ficam num registo de auditoria.
Nenhum sistema é inviolável. Se uma violação afetar os seus dados pessoais e for suscetível de lhe causar risco, notificá-lo-emos, bem como a autoridade de controlo competente, nos termos da lei.
10.Cookies neste website
Na primeira visita, um aviso pergunta se podemos usar cookies para medir a utilização deste website. Nada é medido até escolher, e o website funciona da mesma forma em qualquer dos casos.
Se aceitar, a PostHog, o nosso fornecedor de análise na sua região da UE, define um cookie próprio com a duração de um ano e regista a forma como utiliza as páginas, incluindo gravações de sessão em que o que escreve fica ocultado. Utilizamos estes dados apenas para melhorar o website.
Se rejeitar, ou se o seu navegador enviar um sinal Global Privacy Control ou Do Not Track, nada é guardado no seu dispositivo além do registo dessa escolha. Continuamos a contar a visita e a forma como as páginas são usadas — onde clica e até onde desloca a página, a rapidez com que as páginas carregam e os erros que encontram, e se envia um pedido, com a função que nele escolher — sob um identificador diário que a PostHog calcula nos seus próprios servidores a partir do seu endereço IP e dos dados do navegador, com uma chave que descarta todos os dias, pelo que a visita de um dia não pode ser associada à de outro.
A sua escolha fica guardada no navegador, para que o aviso não volte a aparecer, e pode alterá-la a qualquer momento em Definições de cookies, no rodapé de cada página.
O formulário de marcação só carrega o componente de reuniões da Apollo quando decide continuar, para guardar o seu pedido e apresentar as horas disponíveis. Aplicam-se a esse componente os termos de privacidade e de cookies da Apollo. Se não for possível abri-lo, o formulário propõe-lhe enviar-nos os seus dados por email.
A aplicação autenticada em app.abacist.io é diferente: utiliza um cookie de sessão para o manter autenticado e executa a análise de produto acima descrita. É uma aplicação em funcionamento e não uma brochura, e informa-o disso no início de sessão.
Se aceitou o aviso de cookies deste website e iniciar sessão na aplicação, associamos à sua conta as visitas que fizer a este website a partir desse navegador — as anteriores ao início de sessão e as posteriores — para percebermos como nos encontrou. Rejeitar mais tarde, ou ativar um sinal de privacidade no navegador, impede que novas visitas sejam associadas; não desfaz uma associação já feita. Se rejeitou, nada é associado.
11.Alterações a esta política
Sempre que esta política mudar, atualizamos a data no topo da página. Se uma alteração afetar materialmente a forma como tratamos os seus dados pessoais, informaremos os titulares de conta por email, em vez de contar que reparem por si.
12.Contacto
Envie email para hello@abacist.io. As questões sobre esta política chegam a uma pessoa, não a uma fila.